A rotina de um advogado é, na maioria dos casos, bem conturbada. Suas atividades vão desde representação em atos e sustentações orais, até a necessidade de realizar o protocolo de documentos importantes para os processos.
Protocolar documentos, por vezes, acaba se tornando uma tarefa muito desagradável para o advogado. Isso porque, no caso de processo físico, ele precisa parar o que está fazendo e se deslocar até o órgão onde o processo está. Já no caso de processo digital, ele precisa entrar no site do Tribunal do processo. Isso muitas vezes é um incômodo pois são plataformas lentas e difíceis de mexer.
Entretanto, sabemos que o protocolo é essencial para o andamento dos processos, se tornando aquele “mal necessário”, não é mesmo?
Por isso, muitos escritórios contratam correspondentes jurídicos para fazerem estas tarefas pois acaba otimizando o tempo dos advogados do escritório.
O que é protocolo
Protocolo é um conjunto de informações, decisões, normas e de regras definidas a partir de um ato oficial. Como uma audiência, uma conferência ou uma negociação, por exemplo. A palavra protocolo, na verdade, acaba abrangendo um conjunto de significados bem extenso. Desde formalidades públicas, até o cumprimento de critérios necessários, dependendo de atividades específicas.
O que significa protocolo jurídico
O protocolo jurídico é um livro onde são transcritos todos os documentos e as entradas e saídas de uma entidade. Portanto, esses registros, desde que dentro das normas legais, tem fé pública. Ou seja, servem como evidências em casos de controvérsias jurídicas. A gestão dos protocolos normalmente fica a cargo de uma repartição determinada, que irá receber, registrar e arquivar o documento.
Para que serve o protocolo jurídico
O protocolo jurídico busca controlar os documentos que ainda tramitam nos órgãos. Primordialmente, seu objetivo é garantir a localização da informação de maneira imediata, facilitando, assim, o acesso.
Como fazer um protocolo jurídico
Para fazer um protocolo é necessário que o demandante realize os seguintes passos:
- Recebimento
Todos os documentos que serão tramitados pela entidade em questão deverão ser apresentados ao protocolo para que exista o controle. Os advogados devem ter consigo 2 vias a serem protocoladas, a primeira via irá ficar com a repartição determinada e a segunda via fica com o próprio advogado.
- Registro e Atuação
Nessa etapa irá acontecer o cadastramento do protocolo em um sistema de controle da entidade, onde será atribuído ao documento um número para facilitar a sua localização.
- Classificação
Posteriormente, quando o documento é recebido, ele precisa ser analisado e então classificado de acordo com os códigos existentes no plano de classificação da instituição. Aqueles documentos que foram recebidos em envelopes fechados precisam ser abertos para serem classificados. Essa regra só poderá ser quebrada para aqueles documentos considerados sigilosos. Para esses casos os documentos a serem protocolados precisam ser encaminhados aos responsáveis.
- Expedição e Movimentação
Finalmente, esta é a etapa de enviar os documentos aos seus destinatários. A movimentação é como um GPS dos documentos, porque mostra onde os documentos estão, facilitando a recuperação dos mesmos quando necessário.
Como terceirizar Protocolos com a DOC9
A DOC9 executa três diferentes tipos de serviços: protocolos físicos, eletrônicos e postais. Para os protocolos físicos e postais atendemos as regiões sul, sudeste, centro-oeste e comarcas específicas das demais regiões. Para as diligências de protocolos eletrônicos atendemos todo o território nacional.
O fluxo de protocolos respeita o nosso fluxo tradicional de trabalho, seguindo esta sequência:
- O usuário abre a solicitação no sistema DOC9, adicionando nela todas as informações importantes e essenciais ao processo, como número do processo, órgão, instruções e etc;
- Nossa equipe confere a solicitação e alinha com o advogado correspondente;
- O advogado correspondente realiza a diligência. Posteriormente, posta o protocolo no nosso sistema (durante a execução do serviço, a nossa equipe entra em contato com o advogado correspondente a fim de garantir que tudo sairá conforme o combinado);
- A nossa equipe de auditoria recebe a solicitação no nosso sistema e realiza a revisão da diligência. Após essa revisão, o comprovante é liberado no nosso sistema para que o solicitante possa ter acesso.
Esse fluxo garante que tudo saia conforme o combinado:
(1) Nossa equipe revisa previamente a diligência, garantindo prazos, garantindo que todas as instruções e necessidades estejam completas.
(2) A nossa equipe realiza a gestão e a cobrança do advogado correspondente. Isso garante o cumprimento de prazos e a nossa disponibilidade para quaisquer dúvidas.
(3) Todas as nossas diligências passam por um processo de auditoria, garantindo que está tudo certo e que pode ser, de fato, entregue para o cliente.
Saiba mais em: Contrate Correspondentes Jurídicos para Realizar Protocolos de Documentos
Diferenciais de Protocolos com a DOC9
Como resultado da nossa capacidade, a Doc9 já ajudou muitos escritórios de advocacia a otimizarem seu provisionamento financeiro e aumentarem a produtividade. Confira dois cases clicando aqui.
Além do fluxo condicionado que as solicitações de protocolos passam, possuímos alguns pontos relevantes e que merecem destaque para todas as nossas diligências, bem como para as diligências de protocolos, como:
Equipe de Auditoria de Solicitações
Todas as solicitações de protocolos passam pela nossa equipe de auditoria, que confere se a diligência está dentro do combinado e só então libera para o nosso cliente.
Projetos para Demandas Específicas
Nesse sentido, também existe a possibilidade de contratação para a realização de projetos com alto número de protocolos. Para estes casos, acordamos valores flexíveis e prazos de entrega diferenciados.
Equipe de Atendimento Helpdesk
Possuímos uma equipe dedicada ao atendimento helpdesk dos nossos clientes. Os usuários podem questionar sobre a realização do serviço de protocolos, antecipar prazos de entrega e muito mais.
Controle Duplo para Casos de Prazos Fatais
Realizamos um controle duplo de solicitações que possuem prazo fatal, além do fluxo normal de cobrança.
Seleção Rigorosa de Advogados Correspondentes
Possuímos um processo de captação rigoroso. O parceiro correspondente deve comprovar experiências anteriores, além de realizar treinamentos iniciais e testes para ser aprovado.
Após a entrada do parceiro, possuímos um acompanhamento através do ranking, que é composto a partir das diligências realizadas por ele. É como uma nota pelos últimos desempenhos dele.
Além disso, são realizados treinamentos de reciclagem e substituição daqueles parceiros que não se adequam às nossas exigências.
Seguro de Responsabilidade Cível
Possuímos um seguro de responsabilidade civil. Cobrimos casos de erros fatais cometidos por parceiros correspondentes DOC9.
Integração com os Correios
Possuímos integrações com os correios facilitando a entrega. Sem a necessidade dos clientes e dos parceiros realizarem o pagamento de alguma taxa fora da DOC9.
Solicitar Contato
Quer saber mais sobre as vantagens que você pode adquirir ao repassar suas diligências forenses para a DOC9? Basta preencher o formulário ao lado para conversar com um dos nossos especialistas, iremos encontrar a melhor solução para o seu tipo de negócio.
