Cópias Processuais: Tudo o Que Você Precisa Saber

Sem dúvidas, qualquer advogado sabe que as cópias processuais são um mal necessário para qualquer tipo de processo. Isso porque elas possibilitam que o advogado possa estudar o processo em qualquer lugar, podendo acessá-las em PDF a qualquer momento.

Conheça também o nosso Guia Completo sobre Advogados Correspondentes.

O que são Cópias Processuais

Cópias processuais são cópias feitas de processos que estão em determinados órgãos, foros e cartórios. As cópias digitais acabam sendo utilizadas para facilitar a vida do advogado, que não pode ficar carregando uma grande quantidade de processos consigo o tempo inteiro. Por isso, diversos advogados realizam cópias dos processos, para que possam ler e entender o processo, para então trabalhar em cima dele, realizando peças e estruturando como será o seu plano para ganhá-lo.

Hoje em dia, cerca de 52% dos processos brasileiros ainda são físicos, ou seja, possuem a maioria das folhas dos seus processos de maneira física. A transição para todos os processos passarem a ser digitais é algo que deve demorar ainda uns 10 anos. Sendo assim, para consultar páginas de processos, andamentos de processos ou qualquer outra ação que aconteça em um processo específico, é preciso que o advogado acompanhe o processo, seja ele físico ou eletrônico, de maneira escrita.

Quando um advogado deseja retirar uma cópia de um processo, ele pode escolher entre tirar a cópia de um processo completo ou então partes de um processo. Sendo assim, você pode ter que realizar cópias de um processo diversas vezes, porque a cada nova movimentação, novas folhas são adicionadas ao processo, e os advogados precisam acompanhar para não perder nenhuma informação.

Processo Judiciário Eletrônico

O Processo Judiciário Eletrônico é um sistema que foi desenvolvido pelo CNJ em parceria com os tribunais e também com a participação da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) para automação do Judiciário Brasileiro.

O principal objetivo desse projeto é manter um sistema de processo judicial eletrônico que seja capaz de permitir a prática dos atos processuais, assim como o acompanhamento dos processos judiciais, independentemente se o processo estiver tramitando na Justiça Federal, na Justiça do Trabalho ou na Justiça Militar dos Estados.

O processo judiciário eletrônico foi lançado em 2011, pelo presidente do CNJ. E, no dia seguinte do seu lançamento, dia 22/06, todos os presidentes dos tribunais de todo o país participaram de uma apresentação detalhada de como funcionaria o sistema. Desde 03 de fevereiro de 2014, o CNJ está utilizando exclusivamente o Processo Judiciário Eletrônico para o trâmite de novos processos.

Do Que Você Precisa para Acessar o PJe

  • Navegador Mozilla Firefox em sua versão mais recente;
  • Puglin Oracle Java Runtime Environment em sua versão mais recente;
  • Puglin Adobe Flash em sua versão mais recente;
  • Driver de acesso a dispositivo criptográfico, para poder acessar o Certificado Digital do Advogado.

Como Fazer

Segundo normas do governo, todo o cidadão brasileiro tem o direito de obter cópia de qualquer processo do INSS que esteja no seu nome, ou então, consultar em uma agência INSS. Já o advogado do cidadão, poderá solicitar a carga do seu processo, que nada mais é do que retirar o processo do INSS para consulta externa, precisando devolvê-lo no prazo máximo de 10 dias.

Segundo a Constituição Federal, art 5º, LX e CPC, art 155º, qualquer tipo de processo na justiça é público e pode ser acessado e manuseado por qualquer cidadão, menos aqueles processos que são considerados processos de segredo de justiça: sendo os de Vara de Família, e outros. Neste caso, para conseguir realizar cópias, é necessário que seja solicitada por alguma das partes envolvidas no processo ou então que o advogado possua uma procuração em nome de uma das partes envolvidas.

Quem Pode Fazer

Qualquer cidadão poderá realizar cópias de um processo físico, sendo totalmente livre quando não for processo que seja segredo de justiça. Neste caso será necessário que o advogado possua uma procuração no nome de alguma das partes do processo.

Para processos eletrônicos, que são os considerados processos virtuais, porque não possuem cópias físicas e estão na “nuvem” do governo, podem ser acessados diretamente no site do tribunal ou foro que o processo está localizado. Neste tipo de situação é um pouco diferente, pois depende de cada site. Alguns sites não necessitam do token, enquanto outros solicitam.

Certificação Digital

A tramitação de processos judiciais por meio do processo eletrônico exige a certificação digital tanto de advogados, quanto de magistrados e servidores de tribunais. Esse mecanismo é visto como uma garantia para a proteção de dados confidenciais para ações judiciais e também para os atos realizados no âmbito do poder judiciário, sendo assim, ele acaba evitando fraudes que podem ser cometidas com a violação de informações concedidas ao poder judiciário para solucionar litígios.

Esse token, ou certificação digital, é uma espécie de carteira de identidade virtual, permitindo que o sistema reconheça de maneira rápida quem é que está acessando o sistema. No judiciário, esse documento é necessário para propor uma ação ou então para realizar qualquer tipo de ato processual. O acompanhamento da movimentação processual ainda é aberto.

Outra vantagem da certificação digital é que ela garante validade jurídica para os atos praticados com o seu uso. Já para o CNJ essa espécie de assinatura passou a ser obrigatória para o peticionamento e para o acesso de peças processuais, como documentos.

Como posso obter a Certificação Digital

O poder judiciário tem aceitado qualquer certificado em nome de pessoa física, baseado na Infraestrutura de Chaves Públicas, que é um conjunto de entidades públicas e privadas que são responsáveis por emitir esses certificados.

Para operar qualquer tribunal brasileiro, é necessário apenas um certificado. E esse documento tem sido fornecido por meio de carteirinha com chip, por meio de pen-drive ou então pelo dispositivo criptográfico Token, e possui a validade de 3 anos.

Há dados registrados que em 2013, o CNJ havia concedido mais de 40 mil certificações digitais tanto a magistrados quanto para servidores públicos a um custo superior de R$ 1.300.000,00. Já o Ministério Público, a Advocacia Geral da União e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) têm fornecido as certificações aos seus respectivos profissionais. E é importante lembrar que esse certificado precisa ser emitido em nome do advogado e não em nome do escritório de advocacia.

Quando a parte na ação judicial também tiver interesse em acessar e movimentar os próprios processos, também deverá adquirir um certificado.

Após solicitar a certificação digital, o cidadão precisa validar presencialmente todos os dados preenchidos naquele pedido. E a autoridade responsável pela emissão irá orientar todos os documentos necessários para a validação, após isso será cobrada uma taxa para a emissão da certificação.

Após o cumprimento dessas etapas, o cidadão precisa preencher o cadastro dos seus usuários, que está disponível no portal CNJ e nos tribunais, para o processo judicial eletrônico.

Por Que Repassar esse Tipo de Serviço para Advogados Correspondentes

Cópias Processuais: Tudo o Que Você Precisa Saber

A demanda de realizar cópias de processos, sejam eles físicos ou eletrônicos exigem um tempo de dedicação do advogado. Para processos físicos, temos o tempo de deslocamento até o foro, tempo dedicado para pegar o processo, tempo para realizar as cópias do processo, tempo para se deslocar novamente para o local de origem e muito mais. Fora quando tem alguma fila e o advogado precisa ficar esperando.

Para aqueles advogados que não possuem tempo disponível para tal atividade, uma solução possível é repassar a demanda de cópias processuais para Advogados Correspondentes, que são advogados locais que podem realizar esse tipo de diligência forense e muitas outras.

Advogados Correspondentes são aqueles profissionais que realizam uma espécie de terceirização dos advogados, porque realizam serviços de cunho jurídico como cópia de processos, protocolação de documentos, retirada de documentos e de alvarás, audiências e muito mais.

A opção de contratar um correspondente jurídico para a realização desse tipo de demanda pode ser uma solução de produtividade para advogados e para escritórios de advocacia, uma vez que o profissional não precisará mais dispender tempo para realizar tal serviço.

Vantagens de Pedir Cópias pela DOC9

Cópias Processuais: Tudo o Que Você Precisa Saber

Uma outra opção que envolve, é claro, a correspondência jurídica é o repasse de cópias de processos para empresas de logística forense, como a DOC9, que é responsável por toda a gestão das diligências, realizando a cobrança dos advogados correspondentes em relação a realização, entregas no prazo, qualidade e outras peculiaridades.

Ou seja, ao repassar diligências forenses para advogados correspondentes o advogado precisa realizar o alinhamento de entrega, alinhando prazos com o correspondente jurídico, alinhando normas de qualidade, realizando a cobrança da diligência, para que as cópias sejam entregues no prazo, realizando uma auditoria posterior, antes de efetuar o pagamento, conferindo se o número de páginas está correto, se todas as cópias estão legíveis, para então realizar o pagamento.

Enquanto o advogado costuma economizar tempo ao repassar as suas diligências, ele, em contra-partida, precisa realizar uma série de novos processos e novas conferências, conforme já citamos.

Pagamento de cada diligência de forma separada

Alguns correspondentes jurídicos ainda exigem que o pagamento seja realizado antecipadamente, antes das cópias serem entregues. E além disso, o processo de pagamento de diligências é separado, de acordo com cada correspondente, sendo válido ainda lembrar que os advogados possuem bancos diferentes, com taxas de transferência também diferentes.

Necessidade de alinhamento de expectativa de entrega

Outra necessidade ao contratar um advogado correspondente é a de acordo de prazos de entrega com um terceiro. Quando a diligência vai ser executada pelo próprio advogado é mais fácil, porque já conhece a sua rotina e quando será possível realizar a cópia. Mas quando a figura de execução passa a ser um terceiro, a organização fica um pouco mais complicada, por isso o alinhamento de prazo de entrega acaba sendo necessário para ambas as partes organizarem as suas rotinas.

Necessidade de alinhamento de qualidade de entrega

Outra questão que vem com o repasse de serviços para correspondentes jurídicos é o alinhamento de qualidade da entrega. A cópia é um ótimo exemplo disso. O advogado precisa combinar com os correspondentes qual o formato desejado, se quer que as cópias sejam entregues em lotes ou em arquivos PDFs compilados, o que é considerado uma cópia de qualidade e legível, entre outros aspectos de qualidade.

Necessidade de conferência de execução

A necessidade de conferir a execução dos serviços na entrega, se todas as páginas estão presentes, se as páginas estão na ordem correta, se todas as páginas estão legíveis, entre outros aspectos da cópia processual, também se aplicam com o repasse de serviços para advogados correspondentes.

Para cada uma dessas 4 necessidades, a DOC9 pensou em processos que solucionam o repasse para correspondentes e que, além de solucionar esses problemas, não eliminam a produtividade advinda desse repasse:

Pagamento de cada diligência de forma separada

Solucionamos esse tipo de problema através do pagamento centralizado no nosso sistema. O cliente centraliza as suas diligências na DOC9, e o processo de pagamento moroso, que precisa ser realizado a cada nova contratação fica por responsabilidade da DOC9. Ou seja, os nossos clientes realizam o pagamento de maneira centralizada, através de um único boleto ao mês, sempre no mês subsequente a entrega da diligência. Sem haver cobrança de mensalidade, como acontece em outros prestadores de serviço.

Necessidade de alinhamento de expectativa de entrega

Possuímos os prazos de entrega definidos por comarca, que são visualizados logo ao abrir uma solicitação no nosso sistema. Cada comarca possui um prazo e para cópias o prazo máximo é sempre de D+2, sempre havendo a possibilidade de trocar a solicitação para caráter de urgência diminuindo o prazo de entrega para 4h e 6h.

Necessidade de alinhamento de qualidade de entrega

Possuímos na DOC9 um processo de captação e de treinamento de advogados correspondentes, onde para o advogado realizar as diligências conosco, ele precisa, necessariamente, passar por todo o nosso “funil de captação”, executando as seguintes fases:

  1. Captação: É realizado um cadastro e testagem de habilidades dos advogados correspondentes, captando experiências anteriores e também conhecimentos
  2. Treinamento: Após a captação dos advogados, eles passam por uma imersão via hangout, onde acabam sendo treinados pela nossa equipe, explorando o sistema DOC9, normas de execução de diligências forenses e outras práticas.
  3. Teste: Após o treinamento, o advogado correspondente é submetido a uma etapa de testagem, onde são explorados todos os assuntos abrangidos no treinamento.
  4. Inserção: Somente após passar pelo teste que os advogados correspondentes são inseridos no nosso sistema e que são considerados aptos para começarem a receber as demandas da DOC9
  5. Ranking: Após a inserção e início da realização de diligências jurídicas, todos os nossos advogados correspondentes passam por um processo de avaliação de qualidade via ranking de notas compostas através das diligências realizadas pelo próprio advogado. Assim como Uber, o nosso ranking posiciona o advogado correspondente com melhor performance na posição principal para receber as diligências. Os advogados correspondentes que possuem notas inferiores passam por processos de reciclagem ou então acabam sendo descadastrados.

Sendo assim, esse alinhamento de expectativa de entrega acaba sendo realizado muito tempo antes do advogado receber as diligências, todos os advogados correspondentes DOC9 são treinados e acompanhados pela nossa equipe de gestão de pessoas.

Necessidade de conferência de execução

Para o problema de conferência, possuímos uma equipe de auditoria, que realiza a conferência de todas as nossas diligências antes elas serem entregues para os nossos clientes.

Solicitar Contato

Quer saber mais sobre as vantagens que você pode adquirir ao repassar suas diligências forenses para a DOC9? Basta preencher o formulário ao lado para conversar com um dos nossos especialistas, iremos encontrar a melhor solução para o seu tipo de negócio.

DOC9

DOC9

Somos uma empresa que realiza o controle e a gestão de diligências jurídicas através do repasse para advogados correspondentes qualificados através de processos de seleção e treinamento. Operamos em todo o território nacional, concentrando todas as diligências jurídicas em um único sistema: o sistema DOC9. Nossas diligências passam por um fluxo de controle e conferência, através de passos de auditoria estabelecidos e padronizados.

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